5 Tips untuk Membuat Email Anda Terlihat Profesional

Email merupakan bagian penting dari komunikasi profesional. Namun, banyak orang tidak tahu cara menulis email yang mengesankan. Beberapa menulis apa pun yang terlintas di pikiran mereka tanpa terstruktur dan mengirimkannya kepada orang lain. Namun, Anda tidak boleh melakukan kesalahan itu. Sebaliknya, setiap kali Anda harus menulis email, pastikan email tersebut profesional dan dirancang dengan baik.

Image by Moondance from Pixabay

Apakah Anda mencari strategi untuk menulis email profesional? Maka ada berada di tempat yang tepat karena artikel ini membahas lima kebiasaan praktis yang akan mempertajam pesan Anda dan mempercepat respons. Mari kita mulai!

1. Pilih Setiap Kata dengan Hati-hati

Gunakanlah kalimat aktif dalam penulisan isi email dan hindari bahasa gaul maupun singkat. Pastikan kalimat mengandung maksud dan tujuan yang jelas serta tidak berputar-putar. Cek kembali sebelum mengirimkan email tersebut dan usahakan hindari salah penulisan.

Berikut adalah beberapa hal yang sangat penting dalam hal ini:

• Ketepatan Baris Subjek

Subjek email Anda menentukan apakah penerima akan membuka atau mengarsipkan email Anda. Gunakan kata-kata penutup yang jelas, sertakan satu detail spesifik (seperti tanggal atau nama berkas), dan usahakan panjangnya di bawah delapan kata jika memungkinkan agar sesuai dengan layar ponsel.

• Nada dan Formalitas

Sesuaikan formalitas dengan penerima dan tujuan. Gunakan bahasa yang sopan kepada pihak penerima dan nada yang ramah dan lugas kepada rekan sejawat. Hindari tanda seru yang berlebihan dan sapaan yang terlalu santai saat pertama kali bertemu.

• Hindari Kata Pengisi

Isi email yang panjang seakan memberikan kesan profesional dan formal, namun tak selalu begitu. Hapus frasa yang menambah volume tetapi tidak bernilai. Edit kalimat hingga menyampaikan satu poin dengan jelas, Anda dapat merinci terlebih dahulu poin-poin bahasan sebelum merangkainya menjadi kalimat.

Gunakan panduan singkat ini sebelum Anda menekan kirim:

• Pangkas panjang kalimat menjadi kurang dari dua puluh kata
• Ganti istilah yang tidak jelas dengan hal yang spesifik seperti angka
• Hapus kata-kata pengisi dan ide-ide yang berulang
• Konfirmasikan lampiran dan perbaiki nama file
• Tetapkan respons yang diinginkan atau langkah selanjutnya yang jelas

2. Koreksi untuk Kesalahan Apa Pun

Periksa ejaan, tata bahasa, dan keakuratan fakta pada tahap koreksi. Periksa juga nama, tanggal, dan lampiran berkas. Ucapkan pesan dengan lantang untuk menemukan frasa yang janggal. Jadwalkan tinjauan akhir selama lima menit dan mintalah rekan kerja untuk meninjau pesan-pesan penting tersebut jika perlu. Selain itu, gunakan bantuan pemeriksa tata bahasa untuk menemukan semua kesalahan dan menghapusnya sebelum menekan tombol kirim. Terakhir, buatlah daftar singkat kesalahan yang berulang untuk mempercepat koreksi dan menghindari kesalahan berulang. Cobalah teknik sederhana ini untuk mengoreksi email Anda:

Grammarchecker.com

Periksa tata bahasa dengan bantuan alat yang andal, salah satunya ini. Alat ini dapat membantu Anda menemukan kesalahan kecil sekalipun yang mungkin mengganggu email Anda. Umumnya, kita gagal menemukan semua kesalahan tata bahasa saat meninjau email secara manual. Dan di situlah peran Cek Grammar Gratis sangat membantu. Mereka tidak hanya menemukan kesalahan, tetapi juga memperbaikinya. Oleh karena itu, mereka bisa menjadi mitra proofreading Anda yang andal.

• Nama, Tanggal, dan Lampiran

Verifikasi nama penerima, jabatan, dan versi lampiran yang tepat. Nama berkas yang salah atau lampiran yang hilang dapat merusak kepercayaan karena terlihat tidak profesional. Periksa kembali tanggal dan zona waktu kalender sebelum menyelesaikan detail rapat untuk memastikan keakuratan dan konsistensi.

• Metode Ucapkan Pesan dengan Keras

Ucapkan pesan dengan lantang dan perlahan. Mendengarkan dapat mengungkap pengulangan, ritme yang canggung, dan kata-kata yang terpotong. Jika sebuah kalimat terasa aneh saat diucapkan, tulis ulang. Kalimat pendek seringkali lebih mudah dipahami daripada kalimat panjang.

• Tinjauan Sejawat untuk Pesan-Pesan Esensial

Mintalah rekan kerja untuk memindai email-email penting guna memastikan kejelasan dan keakuratannya. Pemindaian cepat oleh rekan kerja akan mendeteksi kesalahan nada dan kesalahan faktual yang mungkin terlewatkan.

Gunakan daftar periksa cepat ini untuk menyelesaikan:

• Jalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa
• Bacalah pesan tersebut dengan keras sekali
• Konfirmasi lampiran dan tautan
• Verifikasi nama dan waktu
• Persingkat kalimat menjadi lebih dari dua puluh kata

3. Jaga Pesan Anda Tetap Singkat

Email yang ringkas menghargai waktu penerima. Jadi, hilangkan elemen latar belakang yang tidak memengaruhi tindakan yang diminta. Letakkan permintaan di dua kalimat pertama dan gunakan juga paragraf pendek dan poin-poin untuk poin-poin yang kompleks.

Saat Anda menyertakan konteks, buatlah seminimal mungkin dan relevan. Asumsikan pembaca hanya membaca sekilas. Pastikan poin penting mudah ditemukan dan ditanggapi. Jika Anda perlu mengambil keputusan, berikan dua pilihan yang jelas dan tenggat waktu. Hapus apapun yang menduplikasi pesan sebelumnya. Gunakan strategi ini untuk meringkas pesan Anda:

• Gunakan Poin untuk Kejelasan

Ubah permintaan yang terdiri dari beberapa bagian menjadi poin-poin. Setiap poin harus berisi satu tindakan, satu pemilik, dan satu tanggal jatuh tempo jika relevan. Poin-poin tersebut menekankan keringkasan dan membuat pendelegasian menjadi eksplisit.

• Pangkas Konteks ke Hal-hal Penting

Batasi latar belakang pada fakta-fakta yang memengaruhi keputusan saat ini. Jika riwayat penting, lampirkan berkas ringkasan. Pembaca akan lebih menyukai ringkasan yang ringkas daripada paragraf naratif panjang yang dapat mengganggu.

• Gunakan Kalimat yang Mudah Dibaca

Lebih baik gunakan kalimat pendek dan kata kerja aktif. Pisahkan klausa panjang menjadi baris-baris terpisah dan hindari kalimat yang bertele-tele. Selain itu, gunakan koma secukupnya dan manfaatkan spasi untuk membaca sekilas. Dan terakhir, usahakan paragraf tidak lebih dari tiga kalimat.

4. Selalu Pertimbangkan Audiens Anda

Setiap penerima membutuhkan pendekatan yang berbeda. Menggunakan pendekatan penulisan email yang sama di mana-mana mungkin tidak membantu Anda sama sekali. Itulah mengapa akan sangat membantu jika Anda mengubah strategi penulisan email sesuai dengan audiens Anda. Setelah mengetahui audiens Anda, gunakan metode berikut untuk meningkatkan pesan Anda:

• Sesuaikan Salam dengan Hubungan

Gunakan sapaan formal untuk kontak awal atau saat menyapa pemimpin senior dan gunakan honorifik. Untuk rekan sejawat, dapat menggunakan sapaan nama depan untuk kesan ramah. Jika ragu, gunakan nama lengkap dan peran yang sopan. Ini mengurangi kekeliruan dan menentukan suasana.

• Sesuaikan Tingkat Detail

Berikan detail yang memadai agar pembaca dapat mengambil tindakan. Para eksekutif sering kali meminta ringkasan singkat disertai metrik utama. Tim proyek mungkin memerlukan linimasa dan dependensi. Selain itu, sediakan dokumen pendukung bagi mereka yang membutuhkan informasi mendalam.

• Sesuaikan Subjek dan Pratinjau Teks

Ubah baris subjek dan teks pratinjau untuk menunjukkan prioritas dan konteks. Penerima yang sibuk akan memindai pratinjau untuk memilah pesan. Pratinjau yang jelas mengurangi kemungkinan pesan Anda ditandai sebagai pesan yang tidak penting.

5. Tambahkan Tombol CTA

Ajakan harapan respon yang jelas menghilangkan hambatan dan mendorong balasan. Letakkan satu item yang dapat ditindaklanjuti di bagian atas dan ulangi di bagian bawah untuk pesan yang panjang. Selain itu, gunakan kata kerja yang menyatakan langkah yang diharapkan dan tambahkan tenggat waktu jika diperlukan.

Jika memungkinkan, sertakan tautan sekali klik atau undangan kalender untuk lebih efisien. Pastikan tindakannya jelas sehingga penerima dapat bertindak dalam waktu secepatnya. Gunakan strategi ini untuk menambahkan CTA:

• Tulis CTA sebagai Kalimat Tunggal

Pastikan untuk membatasi ajakan bertindak (CTA) menjadi satu kalimat. Gunakan kata kerja yang tepat seperti mengonfirmasi, menyetujui, atau memilih. Tunjukkan siapa yang harus bertindak dan kapan. Dan pastikan CTA terlihat jelas di dua baris pertama untuk respons yang lebih cepat.

• Gunakan Tombol atau Tautan Asli

Tautan sekali klik ke dokumen, formulir, atau kalender umumnya mempermudah dan proses jadi lebih cepat. Jadi, gunakan tautan terlacak jika diperlukan untuk mengonfirmasi klik. Jika Anda tidak dapat menyertakan tautan, berikan informasi yang harus dicari dan di mana harus membalas.

• Ulangi atau Ringkas Tindakannya

Untuk email yang panjang, ulangi CTA di bagian penutup. Ringkas tindakan yang diinginkan, pemilik email, dan tenggat waktu dalam satu daftar singkat. Ini mencegah permintaan yang terlewat dan memperjelas akuntabilitas.

Kesimpulan

Email profesional membentuk cara orang lain memandang Anda. Email memengaruhi peluang, linimasa, dan dinamika tim. Gunakan kata-kata yang tepat dan kata kerja aktif. Oleh karena itu, periksa kembali dengan cermat. Pastikan pesan singkat dan awali dengan ajakan. Selanjutnya, sesuaikan nada dengan pembaca Anda. Dan terakhir, sertakan ajakan bertindak yang jelas. Kebiasaan kecil ini akan menghasilkan dampak yang signifikan.

***