Dunia terus berkembang serta mengalami perubahan, seperti adanya sistem kerja baru di mana bisa dilakukan dari mana saja. Hal tersebut karena telah dimudahkan oleh teknologi yang terus mengalami perkembangan pula sesuai dengan kebutuhan manusia modern. Tak jarang bahwa kita mendengar bahwa saat ini segalanya tak terlepas dari aplikasi. Termasuk aplikasi absensi berbasis online dan terintegerasi.

Dulu, absensi biasa dilakukan dengan fingerprint atau mungkin masih dilakukan dengan lebih manual. Penggunaan aplikasi absensi ini tentunya bisa mengubah ekosistem kerja menjadi lebih baik. Hal itu dikarenakan terdapat beberapa keunggulan serta manfaat dari penggunaan aplikasi itu sendiri. Di antaranya adalah:

Tak perlu lagi saling menunggu dan tak perlu khawatir akan terjadinya kekurangan "titip absen." Kemudahan dari aplikasi absensi ini di sisi lain juga memudahkan karyawan untuk mengakses dari gawainya masing-masing dan dilakukan di mana saja, misalnya jika sedang meeting di luar kantor maupun jadwal WFA. Adanya geo tagging yang biasanya ada pada software ini juga memudahkan HR dalam memantau performa dari karyawan itu sendiri.

Berbeda jika masih dengan sistem fingerprint yang membutuhkan lebih dari satu perangkat, maka penggunaan software absensi ini dapat menghemat biaya. Hal itu karena nantinya bukan hanya biaya penyediaan mesin yang harus dikeluarkan namun juga biaya perawatan maupun perbaikan jika terjadi kerusakan. Jadi, menggunakan aplikasi absensi online ini akan terhitung lebih murah tanpa perangkat ini.

Karena berbasis online, sudah pasti waktu rekaman saat melakukan absensi juga sesuai dengan waktu saat itu juga. Walaupun berbeda gawai atau perangkat elektronik lainnya, namun biasanya waktu sudah tersinkronisasi secara otomatis sehingga tak perlu diatur secara manual lagi.

Penggunaan aplikasi absensi ini juga akan lebih memudahkan dalam mengumpulkan data untuk keperluan tertentu. Tak lagi perlu mencatatnya atau mengeceknya satu per satu. Misal untuk perhitungan gaji berdasarkan kehadiran, data yang tampil sudah ada berdasarkan yang terekam. Pastinya jadi tak perlu membuang waktu tambahan untuk mengeceknya secara manual.

Penggunaan aplikasi absensi bukan hanya mendorong karyawan untuk disiplin dan jujur, namun memudahkan jika ingin pengambilan cuti misalnya. Jika sewaktu-waktu tak ada HR maupun atasan, cukup menggunakan aplikasi online tersebut untuk mengajukan cuti. Notifikasi akan muncul dan bisa diakses di manapun, misal sewaktu-waktu sedang tak ada di kantor untuk dimintai tanda tangan.

Penggunaan aplikasi absensi ini juga akan memudahkan dari hal lainnya tergantung dengan fitur yang ada, misalnya pengumuman yang bisa secara langsung terlihat. Karyawan juga dapat melihat saldo cuti dan mengakses infonya dengan mudah dan transparan bagi karyawan maupun supervisor.

Adanya aplikasi absensi ini tentu saja bukan hanya untuk mencatat kehadiran dan diakumulasi, namun dapat digunakan dalam proses penggajian. Hal tersebut karena terintegerasi dengan payroll system di mana fungsinya menyangkut pada finance dan bisa dilihat dengan akurat. Proses tentunya akan lebih cepat dan memudahkan bagian finance serta Human Resources (HR).

Selain kemudahannya dalam penggunaan absensi dan pencatatan, penggunaan aplikasi absensi ini juga membantu dalam proses evaluasi. Terutama menyangkut pada catatan karyawan yang terekam dan melihat performanya apakah sudah sesuai dengan KPI.

GajiHub dilengkapi dengan beberapa fitur yang memudahkan dalam penggunaanya sesuai dengan tujuan, yaitu:

Tak perlu khawatir akan dicurangi dengan metode tertentu berhubung berbasis online. GajiHub telah dilengkapi dengan abuse detection di mana akan memblokir penggunaan kecurangan seperti fake GPS, fake IP. Dilengkapi juga dengan face recognition untuk verifikasi sehingga menghindari kecurangan.

Kehadiran karyawan juga akan terpantau berdasarkan lokasi yang akurat dari GPS sehingga akan lebih mudah dan hemat waktu.

Data yang ada juga mencakup lembur dan cuti yang turut tercatat secara otomatis sehingga dapat digunakan dalam proses pembayaran gaji. Rekapan akan terhitung secara otomatis baik kerja, lembut maupun cuti dan terhubung dengan payroll sehingga akan lebih mudah dan tentunya akurat.

GajiHub sendiri menjamin keamanan dengan terstandarisasi internasional ISO/IEC 27001 yaitu spesifikasi dalam sistem manajemen keamanan informasi. Hal ini akan menghindarkan dari kehilangan atau bahkan pencurian data yang tentunya menjadi aset dan rahasia perusahaan.

Layanan di GajiHub juga bukan hanya sebatas pada absensi online, namun mencakup dan terintegerasi dengan payroll dan perhitungan akuntansi. Hal ini memudahkan dari segi pembayaran gaji, pengajuan cuti, reimbursement,sampai kelola PPh 21. Terdapat pula analisa data yang bisa bermanfaat untuk mengukur produktivitas perusahaan dan mengevaluasi performa dari karyawan berdasarkan data yang terekam.

Jadi bisa dilihat bahwa manfaat yang ada dalam penggunaan aplikasi absensi ini akan membawa ke kemudahan serta efisiensi baik dari segi waktu maupun biaya. Tentunya akan memberikan keuntungan itu sendiri bagi perusahaan atau bisnis yang menggunakannya, selain juga tentu saja memudahkan seluruh bagian karyawan dan supervisor maupunn bagaian manajemen finance dan HR.

***