11 Keuntungan Menggunakan Aplikasi e meterai untuk Transaksi Bisnis

Awal September lalu, terdapat kehebohan dalam masa pendaftaran administrasi CPNS 2024. Hal itu disebabkan karena penyedia meterai elektronik atau e meterai sedang mengalami gangguan serentak akibat load pengunjung yang membludak. Namun tak lama berangsur normal seiring deadline pendaftaran diperpanjang hingga banyak yang akhirnya berhasil mendaftar.

Pada waktu perpanjangan tersebut, akhirnya opsi menggunakan meterai tempel diperbolehkan dengan ketentuan tertentu. Saya sendiri tetap menunggu dan menggunakan aplikasi e meterai karena sederhananya lebih praktis saja. Dari sini dapat dilihat bahwa penggunaan e meterai mulai dinormalisasikan untuk kebutuhan keabsahan suatu dokumen menggantikan metode lama yaitu meterai tempel.

Apa Itu e Meterai

e-Meterai terbilang hadir belum lama di Indonesia, yaitu sejak Oktober 2021 dan penggunaannya diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 134/PMK.03/2021 dan UU 10/2020 Tentang Bea Meterai. Meterai yang sifatnya dalam bentuk digital berdasarkan PP No 86 Tahun 2021 ini nilainya sama dengan meterai tempel, hanya dibedakan dengan desain dan tetap memiliki kode unik yang khas. Keaslian dari e-Meterai ini dapat dicek melalui fitur verifikasi penerbitnya yaitu Peruri dengan menggunakan Peruri Code Scanner.

Penggunaan e meterai ini sendiri luas, bukan hanya saat seperti pengisian surat pernyataan dalam pendaftaran CPNS ini. Dokumen-dokumen penting yang harus dibubuhkan e meterai tersebut di antaranya mulai dari surat pernyataan, surat perjanjian, dokumen lelang, dokumen yang menyebutkan nominal harga tertentu, akta notaris, dan dokumen-dokumen penting lainnya sesuai dengan ketetapan pemerintah.

Kapan Transaksi Bisnis Membutuhkan e Meterai?

Memiliki fungsi penting untuk kebutuhan berbagai dokumen, tentu saja ya lingkup penggunaan e-meterai ini sudah pasti luas termasuk dalam sektor bisnis. Peruntukan utamanya menyangkut pada penggunaan wajib e meterai yaitu dokumen yang memuat nominal dengan jumlah uang lebih dari 5.000.000. Tentu saja jika dalam lingkup bisnis, penyebutan nominal uang ini merupakan aktivitas utama dari jalannya transaksi.

Selain menyatakan jumlah minimal nominal tersebut, pembubuhan e-meterai untuk dokumen ini digunakan sebagai penguat dokumen di mata hukum yang menyebutkan perihal penerimaan uang dan pengakuan tentang lunasnya pembayaran baik penuh maupun sebagian. Pembubuhan e-meterai ini tujuannya bukan untuk formalitas semata, namun justru memiliki nilai keuntungan yang banyak bagi pelaku bisnis. Perihal bahasan ini, akan dibahas pada topik di bawah ini.

Keuntungan Menggunakan Aplikasi e meterai Untuk Transaksi Bisnis

Berikut beberapa keuntungan penggunaan e meterai ketika digunakan dalam aktivitas bisnis seperti transaksi bisnis, yaitu:

1. Efisiensi Pada Waktu dan Biaya

Ada banyak yang dapat dihemat ketika menggunakan e-meterai ini, yaitu meliputi dari segi biaya dengan menghemat biaya pengiriman dokumen, biaya pengeluaran cetak dokumen, lebih hemat waktu dari pada melakukan pembelian fisik, terhindar dari ketidaktersediaan dari satu outlet atau toko ke toko, serta bersifat lebih ramah lingkungan.

Untuk urusan personal saja, penggunaan aplikasi e-meterai ini akan menyingkat banyak waktu dan lebih mudah, apalagi bagi para pelaku bisnis dengan berbagai aktivitas transaksinya, jauh lebih menguntungkan. Hanya perlu menggunakan koneksi internet dan melakukan pembelian di aplikasi e-meterai untuk sampai dokumen yang lengkap dan resmi.

2. Dokumen Bersifat Lebih Kuat Secara Hukum

Dunia bisnis lekat kaitannya dengan potensi-potensi risiko seperti adanya sengketa maupun risiko yang berkaitan dengan uang. Dokumen yang memiliki e-meterai ini dapat membantu karena sifatnya sah dan resmi di mata hukum serta bersifat lebih kuat, misalnya jika dijadikan sebagai bukti.

3. Keamanan Dokumen Terjamin dan Terhindar dari Pemalsuan

Salah satu risiko jika masih menggunakan meterai tempel adalah pemalsuan atau duplikasi. Menggunakan e-meterai pada transaksi bisnis akan menguntungkan karena keasliannya dan keamanannya terjamin karena terdapat kode unik. Informasi aktivitas juga terekam jelas riwayatnya kapan waktu tepatnya dalam pembubuhan.

4. Kemudahan dalam Pengarsipan, Audit, dan Pemantauan

Penyimpanan dokumen secara manual seringkali membutuhkan waktu dalam pencarian, terutama ketika mencari data informasi spesifik tertentu. Menggunakan e-meterai untuk bisnis memudahkan ketika sedang diadakan pemantauan atau audit, misalnya ketika sedang memastikan sesuatu dengan melihat kembali riwayat waktu maupun identitas yang menandatangani.

5. Mendukung Digitalisasi

Sudah bukan menjadi rahasia bahwa saat ini, digitalisasi begitu diminati dan dianjurkan terutama untuk yang memuat informasi. Penggunaan secara digital ini akan memudahkan untuk pelaporan, untuk informasi yang dibutuhkan publik, maupun perancangan dan analisis dalam bisnis. Selain itu bagi para pelanggan atau klien, budaya paperless ini lebih diminati dan cenderung lebih mempercepat ke tahap selanjutnya.

6. Mengoptimalkan Produktivitas Perusahaan

Memiliki cara kerja tertentu terletak pada budaya kerja masing-masing perusahaan. Masih terkait dengan digitalisasi, bukan hanya berdampak pada segi administrasi melainkan juga meningkatkan kepuasan karyawan dan konsumen serta meningkatkan profitabilitas karena proses transaksi maupun segala aktivitas bisnis lebih efisien.

7. Sebagai Alat Bukti Valid yang Bersifat Mengikat Kedua Belah Pihak

Selain untuk kebutuhan administrasi, surat atau dokumen yang telah dibubuhi e-meterai ini dapat digunakan sebagai persetujuan bersama mengenai kewajiban dan hak masing-masing yang sifatnya mengikat. Jika terdapat risiko bisnis misalnya pelanggaran, maka dapat melakukan tuntutan sesuai dengan perjanjian yang tertera.

8. Bisnis Mendapat Kepercayaan dari Pelanggan

Menggunakan e-meterai dan mendukung digitalisasi akan berpengaruh pada citra yang lebih profesional. Hal ini tentunya berdampak kepada konsumen atau pelanggan ketika akan melakukan pembelian produk atau jasa karena seadministratif dilakukan dengan rinci dan resmi.

9. Memudahkan Customer Memiliki Invoice Valid

Menggunakan e-meterai bukan hanya bermanfaat bagi pelaku bisnis, namun juga bagi para pelanggan. Misalnya ketika dilakukan pembelian dengan skala besar, dokumen dengan e-meterai ini dapat digunakan sebagai salinan bukti serta berbagai kebutuhan yang berkaitan.

10. Menghindarkan Risiko Dokumen Rusak

Dengan jumlah dokumen yang banyak dan terkumpul sampai tahun-tahun ke depan, maka akan tetap ada risiko jika masih menggunakan secara manual. Misalnya seperti dokumen termakan rayap, risiko bencana alam seperti banjir atau tanah longsor, ataupun risiko pencurian atau kelalaian seperti tanpa back-up. Maka, menggunakan e-meterai di dokumen elektronik akan lebih banyak menyimpan ruang serta terhindar dari risiko-risiko kerusakan dokumen tersebut. Namun tetap saja, harus melakukan pencadangan karena risiko lain seperti kejahatan siber atau gangguan ruang penyimpanan online tetap ada.

11. Sebagai Pendukung Dokumen Perjanjian Antar Bisnis

Fungsi e-meterai dalam bisnis bukan hanya digunakan untuk keperluan dokumen transaksi saja, melainkan dokumen bisnis lain seperti surat perjanjian maupun surat kerja sama ketika bisnis sedang meluas berkembang, membuka cabang baru, atau berkolaborasi dengan para partner. Sifat penggunaanya sama sebagai dokumen resmi yang sah dan dapat mempengaruhi jalannya atau keberlangsungan suatu bisnis.

Cara Menggunakan Aplikasi eMeterai Untuk Transaksi Bisnis

Bagi para pelaku bisnis, kemudahan pembubuhan e meterai ini dapat dilakukan melalui distributor terpercaya yang bekerja sama dengan PERURI yaitu Privy. Simak langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Daftar Akun Privy

Kita perlu mendaftar dahulu di Privy melalui aplikasi maupun website. Cukup isi nama lengkap, nomor HP aktif dan email, password, dan tentukan PIN.

2. Top Up e-Meterai dan Lakukan Pembayaran

Setelah login, pembelian meterai elektronik diawali dengan top up balance atau jumlah e meterai. Lakukan pembayaran sesuai dengan metode pembayaran yang dipilih sesuai dengan jumlah harga yang tertera.

3. Unggah Dokumen

Langkah selanjutnya yaitu mengunggah dokumen yang akan diberi e-meterai. Pastikan periksa kembali baik dari error penulisan, identitas penting, dan ukuran file jika dibutuhkan maksimal kapasitas tertentu. Hal ini karena dokumen yang sudah dibubuhi e-meterai bersifat final dan tidak dapat diundo, sehingga dapat meminimalisir kesalahan yang berpotensi sia-sia. Perhatikan juga format yang diterima pada dokumen ini yaitu PDF, Word, JPG, dan PNG.

4. Bubuhkan e-Meterai dan Sesuaikan

Selanjutnya sesuaikan e meterai di letak yang tepat, pastikan pula tidak bertumpang tindih dengan tanda tangan karena akan mempengaruhi sah atau tidaknya. Khusus untuk e meterai ini berbeda dengan meterai tempel dalam penempatan tanda tangan, yaitu ditempatkan secara bersebelahan agar e-meterai dapat terbaca.

Melihat begitu banyaknya keuntungan penggunaan aplikasi e-meterai untuk transaksi bisnis mulai dari digitalisasi sampai mengoptimalkan aktivitas bisnis termasuk transaksi, maka merupakan opsi yang efisien dan cerdas bagi para pelaku bisnis untuk menggunakannya. Tidak lupa, tetap perhatikan penempatan e-meterai pada dokumen agar dapat bernilai sah ya!

***